Interview: Pflegesoftware und Selbstabrechnung in der ambulanten Pflege

Interview mit Bodo Braun (DMRZ) und Andreas Dehlzeit (SozialFactoring)

Die ambulante Pflege steht vor großen Herausforderungen – von Bürokratie bis Personalmangel. Wo sehen Sie aktuell die größten Hebel, um den Arbeitsalltag für Pflegedienste zu erleichtern?

Bodo Braun:

Der größte Hebel liegt aus meiner Sicht in der konsequenten Entbürokratisierung – und zwar im Kleinen, im Alltag. Nicht jede Pflegekraft, die morgens in den Dienst geht, denkt an Digitalisierung. Aber sie merkt es sofort, wenn sie statt Stift und Papier einfach ihr Tablet nimmt und die Dokumentation direkt beim Patienten erledigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler.

Genauso verhält es sich mit der Tourenplanung: Wenn Einsätze und Mitarbeitende in einer Pflegesoftware sauber geplant und koordiniert werden, entsteht Flexibilität. So etwas ist in einem Bereich mit hohem Krankenstand und Personalengpässen Gold wert.

Andreas Dehlzeit:

Ich sehe das genauso. Pflegedienste verlieren noch immer zu viel Zeit durch bürokratische oder analoge Prozesse. Digitale Lösungen, die Leistungen direkt erfassen, prüfen und bis zur Abrechnung weiterführen, schaffen hier die größte Entlastung. Sie reduzieren Fehler, sichern eine verlässliche Abrechnung und damit ein sorgfältiges und effizientes Forderungsmanagement, das zudem die Basis für eine gesunde Liquidität bildet.

Und doch schrecken viele Pflegedienste vor der Selbstabrechnung zurück, weil sie den Aufwand und die Komplexität fürchten. Was sind aus Ihrer Sicht die größten Missverständnisse? Und wie kann moderne Pflegesoftware hier Hürden abbauen?

Bodo Braun:

Da gibt es tatsächlich ein paar hartnäckige Missverständnisse. Das erste: Selbstabrechnung würde mehr Arbeit machen. Doch das Gegenteil ist der Fall: Wenn die täglichen Leistungen bereits digital erfasst sind, ist die Abrechnung am Monatsende buchstäblich eine Sache von wenigen Klicks.

Das zweite Missverständnis betrifft das Thema Risiko. Viele befürchten, durch Fehler Rückläufer zu produzieren. Moderne Pflegesoftware prüft die Plausibilität aller Abrechnungsfälle automatisch – und das sehr zuverlässig. In der Praxis zeigt sich, dass die Rückläuferquote bei Diensten, die selbst abrechnen, sogar geringer ist als bei der Nutzung externer Abrechnungszentren.

Und das dritte Missverständnis: Die Software sei zu kompliziert für den Pflegealltag. Doch gute Pflegesoftware ist heute so gestaltet, dass sie auch ohne IT-Kenntnisse funktioniert. Die Pflegekraft erfasst die Leistung direkt beim Patienten per App und digitalem Handzeichen.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Warum ist es gerade jetzt so wichtig, dass Pflegedienste sich zukunftsfähig aufstellen – und wie können sie davon profitieren?

Bodo Braun:

Ab Mitte 2027 wird die vollständig elektronische Abrechnung für alle Pflegedienste gesetzlich verpflichtend. Das ist nicht mehr weit entfernt. Wer jetzt noch wartet, wird dann unter Druck handeln müssen – und das ist die schlechteste Voraussetzung für eine nachhaltige Einführung neuer Prozesse. Mitarbeitende brauchen Zeit, um sich an veränderte Abläufe zu gewöhnen. Wer heute beginnt, kann das schrittweise und in Ruhe angehen.

Hinzu kommt ein handfester Vorteil im operativen Alltag: Wenn alle relevanten Daten zentral in einer Pflegesoftware hinterlegt sind, werden auch Prüfungen durch den Medizinischen Dienst deutlich entspannter. Statt stundenlang Unterlagen zu suchen, stehen die Informationen strukturiert bereit.

Andreas Dehlzeit:

Neben den gesetzlichen Anforderungen, die Bodo bereits genannt hat, leben wir in wirtschaftlich unruhigen Zeiten und sind gleichzeitig mehr denn je, auf ein funktionierendes Versorgungssystem in der Pflege angewiesen. Der demographische Wandel lässt uns bereits jetzt spüren, dass es mehr Pflegebedürftige gibt als versorgt werden können und die Kosten für eine stationäre Versorgung für viele nicht realisierbar sind. In Zukunft werden sich daher immer mehr alternative Versorgungssysteme durchsetzen.

Umso wichtiger ist es, sowohl für erfahrene Pflegebetriebe als auch für Neugründer jederzeit wirtschaftlich stabil zu sein. Als Kaufmann empfehle ich daher immer, nicht auf einem Bein zu stehen, sondern sich breit aufzustellen, das gilt insbesondere im Bereich Finanzierung. Factoring ist daher keine Alleinlösung – es sollte in einem gesunden Finanzierungsmix strategisch mit eingeplant werden.

Was zeichnet eine wirklich praxistaugliche Pflegesoftware aus? Worauf sollten Pflegedienste bei der Auswahl achten?

Bodo Braun:

Wichtig ist, dass die Software die Realität des Pflegealltags abbildet – und nicht umgekehrt. Konkret bedeutet das: eine klare, strukturierte Datenhaltung zu Patienten, eine Leistungsplanung, die direkt mit Dienst- und Tourenplan verknüpft ist, und eine Dokumentation, die keine Doppelarbeit erzeugt.

Hinzu kommt, dass gute Pflegesoftware Leitungskräfte aktiv entlastet: Sie erinnert selbstständig an auslaufende Pflegeverträge oder anstehende Begutachtungen. Am Ende ist eine Software dann wirklich praxistauglich, wenn sie nicht nur von der Verwaltung, sondern auch von der Pflegekraft im Außendienst gerne genutzt wird. Weil sie das Arbeiten leichter macht, nicht komplizierter.

Sie erleben täglich, wie Pflegedienste mit wirtschaftlichen Unsicherheiten kämpfen. Welche Rolle spielt die Digitalisierung der Abrechnung für mehr Planungssicherheit und Liquidität?

Andreas Dehlzeit:

Für Pflegedienste spielt die Digitalisierung vor allem bei der Abrechnung eine wichtige Rolle. Viele Abrechnungsprozesse laufen in der Praxis noch immer papierbasiert ab – das ist fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Mit digitalen Prozessen und einer professionellen Software lässt sich der Abrechnungsprozess transparent steuern und Liquidität sicher planen.  Wir bieten bereits heute einen vollständig digitalen Service an. Als Selbstabrechner*innen erstellen unsere Kunden ihre Rechnungen direkt mit ihrer Abrechnungssoftware und übermitteln diese zusammen mit den Leistungsnachweisen und Verordnungen digital an die Kostenträger. Gleichzeitig legen sie ein Rechnungsausgangsbuch an und speichern es in ihrem persönlichen Bereich unseres Kundenportals ab. Dort können sie ihre Zahlungsströme tagesaktuell einsehen. Das sorgt für Transparenz und erleichtert die wirtschaftliche Steuerung des Pflegedienstes.

In Kombination mit der Vorfinanzierung der Forderungen entsteht so ein entscheidender Vorteil: Pflegedienste müssen nicht mehr auf die oft langen Zahlungsfristen der Kostenträger warten. Stattdessen steht ihnen ihre Liquidität planbar und zeitnah zur Verfügung. Das schafft mehr Planungssicherheit für den laufenden.

Wenn Sie Pflegedienstleitungen einen Tipp für die nächsten Jahre geben könnten: Was sollten sie jetzt anpacken, um auch künftig erfolgreich und entlastet arbeiten zu können?

Bodo Braun:

Mein wichtigster Rat: Denken Sie Software nicht als IT-Projekt, sondern als grundlegende Frage, wie Sie Ihre Einrichtung für die Zukunft aufstellen wollen. Die Technik ist heute ausgereift! Die eigentliche Herausforderung ist die Einbindung aller Mitarbeitenden. Denn angesichts von Fachkräftemangel, steigenden Kosten und wachsendem Bürokratiedruck reicht es nicht mehr, bewährte Abläufe einfach fortzuführen. Wer die Organisation der Pflege neu denkt, schafft Spielräume. Für das Team, für die Patienten und für nachhaltiges Wachstum.

Konkret würde ich zwei Dinge empfehlen: Erstens, digitale Werkzeuge konsequent in alle Arbeitsabläufe einbinden – von der Tourenplanung bis zur Dokumentation. Zweitens, das Team aktiv mitnehmen. Wer Mitarbeitende im Umgang mit der Pflegesoftware begleitet und schult, schafft Akzeptanz und macht den Pflegealltag gleichzeitig attraktiver. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das kein Nebenpunkt, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.

Andreas Dehlzeit:

Wie Bodo sehe auch ich die Themen Digitalisierung und Personalsicherung als zentrale Bausteine für eine erfolgreiche Unternehmensführung in der Pflege. Ebenso entscheidend ist jedoch die Frage der Finanzierung.

Mitarbeiter*innen sind das wichtigste Kapital eines Pflegedienstes. Um sie zu gewinnen und langfristig zu halten, braucht es attraktive Arbeitsbedingungen und vor allem verlässliche Gehaltszahlungen. Dafür ist eine stabile wirtschaftliche Basis unerlässlich.

Leistungserbringer sollten deshalb frühzeitig darauf achten, ihre Liquidität dauerhaft zu sichern. Wer seine Einnahmen planbar und zeitnah zur Verfügung hat, gewinnt unternehmerische Handlungsfähigkeit und verschafft sich Freiräume – für gute Pflege, für zufriedene Mitarbeitende und für eine stabile Entwicklung des eigenen Unternehmens.

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